Pare de perder tempo com planilhas: domine o excel e revolucione sua análise de dados

1. Introdução

O Microsoft Excel é uma das ferramentas mais poderosas e versáteis para a gestão, análise e visualização de dados e oferece um arsenal de funcionalidades que, quando dominadas, podem impulsionar a tomada de decisões e otimizar processos. 

Seu uso vai alémda criação de simples planilhas de controle, permitindo a criação de dashboards interativos, relatórios dinâmicos e a automação de tarefas por meio de macros.



Mais recentemente, inclusive, passou a incorporar funcionalidades de inteligência artificial que potencializam ainda mais suas aplicações na organização, análise e visualização de dados.

Este artigo explora quatro aspectos fundamentais do uso do Excel nessas tarefas:

• organização de bases de dados;
• criação de relatórios dinâmicos com filtros e agrupamentos de dados;
• criação de dashboards profissionais, interativos e que comuniquem bem dados e apoiem o processo decisório;
• automação de tarefas com macros e VBA.

Para guiar a compreensão dos conceitos, códigos e fórmulas nas tarefas acima, será apresentado ao longo do artigo um exemplo prático de uma empresa de varejo que busca gerenciar suas vendas, identificar tendências e otimizar processos através da geração de conhecimento a partir dos dados utilizando os recursos do Excel.

2. Organização de bases de dados: a base para o sucesso

Uma base de dados no Excel é um conjunto estruturado de dados organizado em linhas e colunas. A partir dessa organização tabular, a planilha eletrônica permite gerar informações relevantes que apoiem o processo de tomada de decisão.

Para a criação de uma base de dados eficiente, alguns princípios de organização devem ser seguidos:

• Definir os tipos de dados adequados: defina corretamente os tipos de dados das colunas (texto, número, data, moeda etc.) para evitar erros e otimizar cálculos. Essa tarefa é especialmente importante na importação de dados de outras fontes para o Excel, como arquivos .csv.
• Como fazer: para importar dados, vá em Dados > Obter Dados Externos e selecione o tipo de dado de origem e o arquivo com os dados. Seguindo com o auxílio do Assistente de Importação, é possível definir o formato dos dados de cada coluna importada.
• Definir cabeçalhos únicos: cada coluna deve ter um rótulo único, sem linhas duplicadas ou células mescladas, para garantir que ferramentas como tabelas dinâmicas e filtros funcionem corretamente.
• Atenção: o uso de células mescladas deve ser evitado, pois existem ferramentas como a Tabela Dinâmica que realizam a agregação inteligente de dados de categorias e subcategorias.
• Padronizar dados: a padronização de dados refere-se à garantia de consistência na formatação e na estrutura dos dados. O Excel oferece a funcionalidade de tabelas formatadas para garantir essa consistência e facilitar a análise. A formatação dos dados como tabela assegura que os dados sejam tratados como uma entidade organizada, facilitando a aplicação de filtros, ordenações e fórmulas dinâmicas. Além disso, o excel oferece uma série de benefícios para tabelas formatadas como a alternância automática entre linhas zebradas, inclusão de fórmulas para as células subsequentes, inclusão de totais e subtotais, formatação de cabeçalhos e totalizadores etc.
• Como fazer: para transformar os dados em formato de tabela, após inserir os títulos do cabeçalho e os respectivos dados, selecione-os em Página Inicial > Formatação como tabela e escolha um estilo.
• Identificar chaves primárias: identifique colunas que contenham valores exclusivos para cada registro, evitando duplicações e facilitando a vinculação entre tabelas. Assim, além de gerar resultados mais precisos, será possível fazer relacionamentos entre tabelas e gerar análises mais organizadas e complexas.
• Atenção: as chaves primárias permitem realizar a agregação dos dados a partir de características comuns como clientes, categorias de produtos, produtos, canais de vendas, canais de atendimento etc.
• Validar os dados: o Excel permite definir critérios para a inclusão de novos dados na planilha, garantindo que apenas valores corretos sejam inseridos, evitando inconsistências, como dois registros diferentes para o nome de um mesmo produto ou a inclusão do produto em uma categoria que não existe na base de dados.
• Como fazer: para gerar uma lista de valores válidos para o usuário selecionar na hora de atualizar o registro da célula, vá em Dados > Validação de Dados > Permitir > Lista (insira os valores separados por ponto-e-vírgula).
• Evitar colunas vazias e dados duplicados: colunas vazias ou duplicadas podem gerar erros na hora de realizar a análise dos dados.
• Como fazer: utilize a busca e substituição (Ctrl + U) para identificar células vazias ou duplicadas e realize os ajustes quando necessário, incluindo um valor padrão ou eliminando registros desnecessários.
• Formatação condicional: destaca visualmente dados com base em regras, facilitando a identificação de padrões ou anomalias.
• Como fazer: para gerar uma diferenciação visual, selecione o intervalo e clique em Página inicial > Formatação Condicional, selecionando o tipo de destaque que se deseja dar e os critérios para apresentação.

É fundamental para gerar análises e comunicações de dados precisas e corretas garantir uma base de dados bem organizada com dados em seus formatos corretos; que dizem com clareza e precisão a que se referem; padronizados, garantindo que cada coluna apresente o que se propõe e utilizando o formato adequado para tanto; e sem dados faltantes, errados ou incompletos.

Ao contrário, corre-se o risco de gerar análises que propaguem informações erradas por diversos motivos. Por exemplo, uma coluna que apresenta a data em que uma compra foi realizada, poderia contar com datas com dia e mês e outras com dia, mês e ano. Um analista poderia comparar dados de diferentes anos como se fossem de um ano específico, caso não tenha organizado os dados de modo a garantir a integridade da informação, gerando análises totalmente equivocadas.

• Segue a dica: pode-se criar uma aba com um dicionário de dados, que é uma descrição com os tipos de dados esperados em cada coluna, format9s, regras de validação, cálculos realizados e outras informações importantes para os usuários.

2.1 Garantindo uma base sólida através no Excel

Como visto acima, a criação de uma base sólida de dados requer entender e manipular os dados para garantir que digam de maneira clara, direta e precisa o que se propõem a transmitir. Existem algumas fórmulas úteis que permitem a manipulação de texto, validação de dados e cálculos básicos:

1. LIMPAR e ARRUMAR: removem caracteres não imprimíveis e espaços em branco antes ou depois dos dados, respectivamente, essenciais para padronizar entradas de texto, o que é muito útil especialmente para dados obtidos de bases externas. Por exemplo, os dados “Computador C1” e “ Computador C1”, pelo segundo ter um espaço antes do início serão agregados como dois registros diferentes. Utilizando =ARRUMAR(A1), os espaços em branco serão removidos da célula A1 e =LIMPAR(A1) eliminará todos os caracteres não imprimíveis.
2. TEXTO e FORMATAR: permitem padronizar formatos de datas, números e textos, garantindo a consistência da base de dados. Por exemplo, =TEXTO(A1, "dd/mm/aaaa") converte um texto para uma data com o formato de dia, mês e ano.
3. É.NÚMERO e É.TEXTO: como visto, é necessário garantir que os dados representem o que devem representar. Assim, a fórmula =É.NÚMERO(A1) retorna VERDADEIRO se A1 contém um número, ou FALSO, caso não contenha. Já =É.TEXTO(A1), faz o mesmo para texto, retorna VERDADEIRO se for um texto e FALSO se não for. São fórmulas muito úteis para realizar análises exploratórias e garantir a consistência dos dados.
4. CONT.SE e CONT.SES: contam ocorrências com base na condição estabelecida, sendo muito útil, especialmente em grandes bases de dados, para verificar dados duplicados ou ausentes. Por exemplo, utilizando =CONT.SE(A1:A100, "Computador C1") irá apresentar o total de ocorrências no intervalo do produto "Computador C1".
5. ÚNICO: retorna uma lista com os valores únicos do intervalo, sendo muito útil para para criar listas de categorias. Assim =ÚNICO(A1:A100) retorna uma lista de valores únicos na coluna A.
6. CONTAR.VAZIO: retorna o total de células do intervalo que não contém dados. Assim, =CONTAR.VAZIO(A1:A100) irá retornar o total de células do intervalo de A1 a A100 que contenham valores vazios.
7. ESQUERDA, DIREITA e EXT.TEXTO: essas funções permitem obter uma sequência de caracteres de um determinado dado. Com =ESQUERDA(A1, 5), teremos os cinco primeiros caracteres do dado; com =DIREITA(A1, 5), os cinco últimos; e com =EXT.TEXTO(A1, 5, 5), teremos cinco caracteres contados a partir do quinto caracter da célula.
8. SE: realiza um teste lógico, retornando um valor se for verdadeiro e outro se for falso. Tem diversas aplicações, como por exemplo, ao organizar os dados de uma coluna em ordem crescente, pode-se utilizar a fórmula =SE(A2=A1;”Valor repetido”;”Valor diferente”) para comparar uma célula com a imediatamente anterior para identificar se ele é um elemento repetido ou não.
9. PROCV: utlizada para pesquisar um valor em uma coluna e retornar um valor relacionado a ele em outra coluna de um intervalo. Podemos ter por exemplo a planilha ListaDeProdutos, com a relação de produtos e categorias. Recebemos uma lista com os produtos, mas sem suas categorias. Assim, podemos pesquisar com =PROCV(A2; ListaDeProdutos!A:B; 2; FALSO), qual a categoria (valor correspondente na coluna B, que é a segunda no intervalo selecionado) do produto listado em A2.

• Atenção: para a função PROCV funcionar, os dados da coluna de referência devem estar classificados em ordem crescente.
• Segue a dica: para definir de maneira dinâmica todos os elementos de uma coluna, utilize a dotação A2:A, informando a linha do primeiro registro e somente a letra correspondente à coluna para o fim do intervalo, que automaticamente serão considerados a partir do primeiro elemento indicado, todas as linha e colunas subsequentes.

Essas funções facilitam a limpeza e a organização da base de dados, permitindo que análises futuras sejam mais assertivas e precisas.

2.2 Exemplo Prático: Organizando uma Base de Dados de Vendas

Imagine uma empresa de varejo que precisa organizar uma base de dados com informações de vendas diárias. A tabela inclui colunas como "Data da Venda", “cliente Id”, "Produto", "Categoria", “Custo unitário”, "Quantidade Vendida" e "Preço Unitário". 

Na etapa de organização dos dados dessa base, foram realizados os seguintes procedimentos:

1. Estruturação dos dados: foram inseridos os cabeçalhos na primeira linha e os dados nas linhas subsequentes, sem espaços em branco ou linhas vazias.
2. Conversão para tabela: os dados foram selecionados e formatados como tabela, que foi nomeada como "Vendas2025".
3. Validação de dados: para a coluna "Categoria", foi usada a validação de dados para limitar as entradas a uma lista predefinida de "Computador", "Periférico" e "Programa". Valores que não constem da lista, serão indicados como erro.

3. Criando relatórios dinâmicos e obtendo informações em tempo real

Os relatórios são uma ferramenta essencial para a tomada de decisão, pois são a materialização estruturada do processo de organização, análise e comunicação, permitindo que os tomadores de decisão avaliem cenários e escolham a melhor estratégia com base em dados concretos.

Por isso, a etapa anterior de organização dos dados precisa garantir uma base sólida, pois é a qualidade dos dados que apoiará e suportará a qualidade, agilidade e precisão da decisão tomada.

Os relatórios dinâmicos permitem que todo esse esforço para a criação de uma base seja aproveitada, ao permitir que após sua construção, a atualização ocorra de maneira automática conforme novos dados sejam inseridos. Com isso, ao criar um relatório uma única vez o tomador de decisão terá sempre em mãos os dados mais recentes para realizar suas tarefas.

Uma tarefa inicial interessante para a criação de relatórios é partir da definição de indicadores chave de performance (KPI - Key Performance Indicator), que servirão de medida de desempenho para os resultados obtidos.

3.1 Destacando dados relevantes

O uso da formatação condicional, permite realizar uma análise exploratória, indicando dados que atendam a KPIs ou que se afastem muito deles. 

• Como fazer: para gerar uma diferenciação visual, selecione o intervalo e clique em Página inicial > Formatação Condicional, selecionando o tipo de destaque que se deseja dar e os critérios para apresentação.

3.2 Criando colunas autocalculadas

As fórmulas do Excel são utilizadas para automatizar cálculos e permitirem uma análise exploratória dos dados, bem como apresentar em bases análises rápidas e objetivas.

• Atenção: o Excel possui a possibilidade de autopreenchimento de fórmulas para dados no formato de tabela. Ao criar a primeira fórmula, o próprio Excel irá sugerir replicá-la para as linhas abaixo. Caso não aconteça, ao pousar o mouse no canto inferior direito da tabela, será apresentado um quadrado e ao clicar duas vezes sobre ele, a fórmula será replicada para as células abaixo que tenham dados na coluna anterior.

As principais funções para cálculos e agregações são:

1. SOMA: soma os valores do intervalo informado, assim =SOMA (A2:A) irá somar todos os elementos a partir da célula A2 que estejam na coluna A.
2. MÉDIA: realiza o cálculo da média, dividindo a soma dos valores do intervalo informado pela contagem de células selecionados, assim =MÉDIA(A2:A) irá somar todos os elementos a partir da célula A2 que estejam na coluna A e dividir pelo total de elementos que tenham valores.
3. CONT.NÚM: conta o número de células do intervalo informado que tenham um dado numérico, assim =CONT.NÚM(A2:A) irá contar o total de células a partir da célula A2 que estejam na coluna A e que contenham valores numéricos.
4. MÁXIMO: retorna o maior valor do intervalo informado, assim =MÁXIMO(A2:A) irá retornar o maior valor a partir da célula A2 que esteja na coluna A.
5. MÍNIMO: retorna o menor valor do intervalo informado, assim =MÍNIMO(A2:A) irá retornar o menor valor a partir da célula A2 que esteja na coluna A.

3.3 Utilizando a inteligência do Excel para criar relatórios dinâmicos

Tabelas dinâmicas (Pivot Tables) no Excel permitem calcular, resumir e analisar os dados de maneira automatizada, realizando de uma maneira rápida e fácil o agrupamento e a filtragem de grandes bases de dados.

Para criar uma tabela dinâmica, após selecionar a base de dados, basta clicar em Inserir > Tabela Dinâmica. Em seguida, na lista de campos da tabela dinâmica que aparece ao lado, selecione a categoria de dados a ser agrupada, que pode ser incluída como coluna ou linha, e os dados a serem analisados como valores. Em dados que possuem categorias, subcategorias ou descrições, elas podem ser incluídas uma após a outra, assim os agrupamentos serão feitos da mesma forma.

3.4 Exemplo Prático: Relatório dinâmico de vendas, custos e lucros

Dando continuidade ao exemplo da loja de vendas, fizemos a inclusão de um relatório dinâmico após ter organizado e padronizado os dados. As alterações foram:

1. Para permitir uma análise de resultados, foram incluídos as colunas autocalculadas de total de vendas (=[@[Preço Unitário]]*[@[Quantidade Vendida]]); custo total (=[@[Quantidade Vendida]]*[@[Custo unitário]]); e margem de lucro (=([@[Total de Vendas]]-[@[Custo total]])/[@[Custo total]]).

2. Foram adicionadas regras de formatação condicional para destacar: produtos com custo superior a R$ 1.600,00; produtos com quantidade vendida superior a 4; produtos com preço unitário superior a R$ 1.798,40; Total de vendas superior a R$3.596,80; e custo total superior a R$3.596,80; e uma formatação com escala de cor crescente para a margem de lucro, para indicar os que mais contribuem com cores mais fortes.

3. Para oferecer uma visão segmentada dos resultados, foram incluídas tabelas dinâmicas para a média da margem de lucros, selecionado como Valores, para Categoria e para Produto, selecionados como Rótulos de Linha; e soma de custos totais, selecionado como Valores, por categoria e por produto, Selecionados como Rótulo de Linha.

4. Impactando a tomada de decisão com dashboards profissionais

Um dashboard é um painel visual de controle e acompanhamento que apresenta informações de forma clara e interativa, permitindo a análise rápida de dados e sendo uma ferramenta poderosa para a tomada de decisões. 

É através dos dashboards que os gestores podem avaliar em tempo real os KPIs criados, tendo acesso a insights visuais, identificando tendências e padrões e realizando o processo de tomada de decisão baseada em dados para reforçar estratégias de sucesso ou corrigir rumos que os afastem dos resultados planejados.

No Excel, a criação de dashboards envolve o uso de uma série de recursos como:

• Tabelas dinâmicas: como visto, são ferramentas que resumem e analisam grandes conjuntos de dados de maneira simples, permitindo segmentação e filtragem.
• Gráficos dinâmicos: gráficos criados a partir de tabelas dinâmicas, que são atualizados automaticamente a partir da entrada de novos dados.
• Segmentação de dados: o uso de filtros interativos permite explorar os dados de forma visual e conforme suas necessidades para tomada de decisão.

4.1 Escolhendo os indicadores-chave (KPIs)

Antes de construir um dashboard, é necessário definir quais KPIs são mais relevantes. Os KPIs são justamente os indicadores de sucesso, que indicam a direção almejada para os resultados da empreitada.

É a partir de KPIs bem estruturados que o gestor pode avaliar o desempenho de sua equipe e garantir que ao atingi-los, os resultados almejados serão alcançados.

4.2 Criando tabelas e gráficos dinâmicos

Como visto anteriormente, as tabelas dinâmicas (Pivot Tables) permitem calcular, resumir e analisar os dados de maneira automatizada, realizando de uma maneira rápida e fácil o agrupamento e a filtragem de grandes bases de dados.

Já o uso de gráficos dinâmicos facilita a interpretação dos dados, pois dão a possibilidade de realizar comparações entre indicadores e a evolução dos indicadores ao longo do tempo.

Assim, podemos criar gráficos a partir de tabelas dinâmicas para aproveitar tanto a capacidade de agregação automatizada do Excel quanto garantir que ele esteja atualizado sempre que os dados forem modificados.

Para criar um gráfico dinâmico, selecione a tabela dinâmica criada, vá até a aba Inserir > Gráficos recomendados e escolha um gráfico adequado (coluna, linha, barra, área etc.)

4.3 Criando Segmentação de Dados

A segmentação de dados facilita a filtragem interativa. Para adicioná-la selecione uma Tabela Dinâmica, clique em Inserir > Segmentação de Dados e escolha os campos desejados.

4.4 Exemplo prático: usando dashboards para tomar decisões baseadas em dados

Avançando no processo de oferta de informações para os tomadores de decisão da empresa de varejo, inicialmente, para possibilitar o acompanhamento em tempo real dos principais indicadores críticos de sucesso, foram criadas tabelas dinâmicas com as seguintes informações: 

• Média de margem de lucro por categoria e por produto, que permitem identificar os produtos que mais e que menos possibilitam ganhos relativos (por unidade vendida) para o negócio;
• Custo total por categoria e por produto, que permitem identificar os produtos e categorias que mais oneram o caixa e demandam maior reserva de recursos por parte da empresa;
• Relação ordenada dos clientes que possuem maiores faturamentos junto à empresa, permitindo elaborar um ranking dos clientes que oferecem mais recursos para a empresa;
• Vendas diárias totais dos produtos, que permitem identificar dias com maiores volumes de vendas e possíveis fatores que possam alavancar a venda de produtos.

Em seguida, foi criado um painel de informações (Dashboard) que contempla os seguintes elementos, vinculando as informações das tabelas dinâmicas com as respectivas células do painel:

• Principais indicadores de sucesso (KPIs), que permitem identificar visualmente os fatores que mais impactam no resultado da empresa como total de vendas, margem de lucro, receitas etc.
• Ranking dos cinco clientes que apresentam o maior faturamento para a empresa;
• Histograma com o total de vendas diárias, permitindo rapidamente identificar dias com maiores e menores vendas.

• Segue a dica: para vincular as células da tabela dinâmica aos respectivos campos do painel, basta copiar as células da tabela (Ctrl + C) e colar nas respectivas células do painel (Ctrl + V).

Espera-se que com esse dashboard que os tomadores de decisão possam fácil e diretamente identificar fatores quee alavanquem ou que estejam prejudicando o alcance dos resultados. Com isso, eles podem tomar ações corretivas ou reforçar estratégias e acompanhar em tempo real os resultados alcançados por essas iniciativas.

5. Como Criar Macros no Excel para Automatizar Tarefas

O VBA (Visual Basic for Applications) permite automatizar processos como formatação, importação de dados ou geração de relatórios.

O VBA funciona através de macros que são sequências de comandos gravadas ou programadas em VBA que automatizam tarefas repetitivas. 

A automação de processos por VBA por ser realizado através da gravação de macros, que é uma ferramenta que registra ações do usuário para repetição posterior; ou pelo editor VBA, que é um ambiente onde os códigos VBA são escritos e editados.

Para abrir o editor VBA, use Alt + F11 ou na Guia do Desenvolvedor, que por ser ativada em Arquivo > Opções > Personalizar Faixa de Opções e marcando a guia Desenvolvedor.

Para gravar uma macro, na guia de Desenvolvedor clique em Gravar Macro e realize os passos necessários. Associe uma letra para servir como atalho caso queira ou ative na guia em Macro > Executar.

Segue o exemplo de um código que realiza a classificação crescente e decrescente dos dados das tabelas dinâmicas para serem mostrados adequadamente no painel informacional:

Sub Clasificar_Dados()
'
' Clasificar_Dados Macro: essa macro faz a classificação dos dados para serem mostradas no painel de informações
'
' Atalho do teclado: Ctrl+m
'
  ActiveSheet.PivotTables("Categoria_Margem").PivotFields("Categoria").AutoSort _
      xlDescending, "Média de Margem de lucro"

  ActiveSheet.PivotTables("Produto_Margem").PivotFields("Produto").AutoSort _
      xlDescending, "Média de Margem de lucro"

  ActiveSheet.PivotTables("Produto_Custo").PivotFields("Produto").AutoSort _
      xlDescending, "Soma de Custo total"

  ActiveSheet.PivotTables("Categoria_Custo").PivotFields("Categoria").AutoSort _
      xlDescending, "Soma de Custo total"
      
  ActiveSheet.PivotTables("Cliente_Faturamento").PivotFields("Cliente Id").AutoSort _
      xlDescending, "Faturamento Total"

  ActiveSheet.PivotTables("Produto_Vendas").PivotFields("Data da Venda"). _
      AutoSort xlAscending, "Data da Venda"
      
End Sub

6. Considerações Finais

O Excel é uma ferramenta que permite organizar, analisar e comunicar dados de uma forma rápida e simples. Como visto, através de tabelas formatadas, tabelas dinâmicas e dashboards o Excel é um instrumento poderoso para apoiar o processo de tomada de decisões.

Com as inovações trazidas com o Office 365, somou-se aos recursos já conhecidos a possibilidade da realização de trabalhos de maneira compartilhada e em tempo real, além da publicação de paineis de informação acessíveis pela internet.

A integração do Excel com o Power BI permite criar visualizações ainda mais robustas e usar funções personalizadas para análises específicas. Com isso, é possível desenvolver dashboards que se conectem ao Excel e a fontes de dados externas, automatizando desde a coleta até a apresentação dos dados, e permitindo que os tomadores de decisão tenham em mãos informações valiosas de diferentes fontes e em tempo real.

7. Referências

• Microsoft Support: https://support.microsoft.com/pt-br/office
• Ninja do Excel: https://ninjadoexcel.com.br/
• Microsoft. (2025). "Diretrizes para Organizar e Formatar Dados numa Folha de Cálculo." Suporte da Microsoft. Disponível em: support.microsoft.com.
• Microsoft. (2025). "Análise de Dados no Excel." Suporte da Microsoft. Disponível em: support.microsoft.com.
• Master Lean Academy. (2024). "Microsoft Excel: Guia Completo 2025." Disponível em: masterleanacademy.com.