LEAN - A ABORDAGEM "ENXUTA" COMO PROBLEM SOLVING

“O sucesso da startup pode ser projetado seguindo o processo, o que significa que pode ser aprendido, o que significa que pode ser ensinado.” - Eric Ries

Inevitavelmente, há momentos em que um de nossos processos encontram obstáculos ou problemas que precisam ser resolvidos, pois bloqueiam nossas entregas de valor e põe em risco a satisfação do cliente.

Para chegar a uma solução, empregamos algum tipo de método de solução de problemas, ou "problem solving", onde no qual podemos citar a Metodologia LEAN THINKING".

A base do LEAN THINKING ou “pensamento enxuto” é a eliminação, ou pelo menos a redução, do desperdício.

Desperdício é qualquer atividade que não agrega valor ao produto ou serviço.

Idealmente, a "solução de problemas" como metodologia deve empregar o "pensamento enxuto", pois se esforça para colocar um processo de produção on-line novamente e fornecer valor ao cliente (interno - a próxima etapa do processo ou externo - o usuário final) o mais rápido possível.

Um processo de solução de problemas enxuto emprega os seguintes estágios:

1. Defina o problema: É fundamental definir com precisão o problema antecipadamente. Um processo de solução de problemas enxuto requer o uso inteligente de recursos limitados, e o foco em um problema que não existe pode desperdiçar muitas horas. O tempo deve ser dedicado a trabalhar no problema real. Isso pode ser feito de várias maneiras, inclusive observando o processo, revisando dados de produção e obtendo feedback de clientes internos ou externos.

2. Liste as etapas do processo: Todas as etapas do processo precisam ser listadas na sequência adequada, mesmo aquelas consideradas menores, pois qualquer etapa pode se tornar a causa de um problema.

3. Classifique as etapas: Este é o estágio em que o pensamento enxuto pode ser mais útil. Cada etapa pode ser descrita como agregando valor e necessária ao processo ou não agregando valor. As etapas sem valor agregado podem ser descritas como Tipo 1, uma etapa que pode ser eliminada, ou Tipo 2, uma etapa que não pode ser eliminada imediatamente.

4. Analise as etapas e identifique a origem (ou origens) potencial do problema: Nossa análise ajudará a isolar quais etapas, agregadas ou não, podem estar causando o problema. Se eliminarmos uma etapa sem valor agregado, eliminamos uma possível fonte de problema. Podemos descobrir que uma determinada etapa considerada crítica pode ser omitida sob certas condições sem consequências negativas, levando-nos a questionar a necessidade dessa etapa. Nossa análise também pode revelar uma falta de consistência na forma como a etapa é realizada, seja de pessoa para pessoa ou de trabalho para trabalho. Também podemos descobrir que a disponibilidade de ferramentas ou equipamentos é insuficiente, ferramentas e equipamentos não estão funcionando conforme prescrito, mudanças foram feitas recentemente nos materiais usados no processo, funcionários estão fazendo ajustes na base de “tentativa e erro” e muito mais.

5. Desenvolva possíveis soluções: Uma vez concluída a etapa de análise, soluções potenciais podem ser desenvolvidas. Essas soluções podem incluir simplificar ou modificar as atividades necessárias. Eles também podem apontar para a necessidade de combinar certas atividades para tornar o processo mais suave ou para alterar a ordem em que as atividades são executadas. As soluções podem envolver a execução de atividades off-line para torná-las mais fáceis ou precisas, usando diferentes ferramentas ou equipamentos para reduzir os ajustes em favor de configurações repetíveis predeterminadas ou buscar mais feedback visual quando as condições mudam. As soluções podem até incluir oportunidades para treinar funcionários de uma maneira diferente para torná-los mais eficazes no desempenho de suas funções.

6. Selecione a melhor solução e implemente: No final, a melhor solução deve ser aquela que tem maior probabilidade de sucesso e é a mais fácil de realizar.

7. Monitore os resultados: A solução de problemas não termina com a implementação de uma solução. Os resultados precisam ser monitorados para garantir que a solução realmente elimine o problema. Às vezes, os problemas ressurgem. Tal problema pode estar em uma forma diferente daquela que foi originalmente identificada, mas está lá mesmo assim. O tempo necessário para monitorar varia, mas deve ser suficiente para que todos tenham confiança de que a solução funcionou ou reconheçam a necessidade de tentar outra coisa.

8. Tome outras medidas conforme necessário: Se durante o estágio de monitoramento concluirmos que nossas soluções são bem-sucedidas, nenhuma outra ação será necessária. Devemos nos orgulhar do fato de termos seguido uma série lógica de etapas de solução de problemas e resolvido um problema. Se encontrarmos uma recorrência do problema, soluções alternativas terão que ser desenvolvidas e testadas enquanto o processo de solução de problemas continua. No entanto, por mais decepcionante que isso possa ser, devemos lembrar que nossa abordagem passo a passo foi sólida e agimos com base nas melhores informações que tínhamos. Em última análise, isso também pode ser visto como uma experiência de aprendizado em nosso esforço de melhoria contínua.

Referências

• Daniel Aman (2014), Creative Thinking 101 - How to Improve Your Creative Problem Solving Skills.

• Eric Ries (2011), The Lean Startup - How Entrepreneurs Use Continuous Innovation to Create Extremely Successful Companies