O que é Workflow?

Acredite em mim, se nunca ouviu essa palavra, ainda ira ouvi-la muitas e muitas vezes no ambiente de trabalho, mas afinal o que é um workflow?

Imagine uma serie organizada de tarefas que devem ser executadas para se alcançar um determinado objetivo, em outras palavras WORKFLOW é um fluxo de atividades.

Pense nos procedimentos para se fazer algo, tipo como abrir uma conta no banco, solicitar a emissão de um documento e mesmo na DIO, a organização dos cursos no Bootcamp, obedecem uma sequência logica e ordenada de execução., ou seja, um workflow.

Ainda não esta claro? Pense na série de tarefas, que podem ser uma lista de afazeres que alguém do Recursos Humanos preenche durante o processo de onboarding de um funcionário. Ou o procedimento seguido por um membro da equipe de vendas quando movimenta um lead ao longo de um funil de vendas.

Pode ser também o passo a passo necessário para um processo automatizado de reembolso de despesas. não se preocupe quando começar a trabalhar o workflow de reembolso, será um dos primeiros a ser decorado. Um walk trough para solucionar um RPG ou adventure é um bom exemplo também.

Portanto, os workflows se aplicam a todas as áreas de uma empresa publica ou privada, games, adventures etc. Vão desde tarefas simples, executadas por indivíduos, até processos em massa, que envolvam centenas de membros da equipe, em suas unidades de negócios. Visite o PoupaTempo e veja quantos workflows existem nesta instituição.

Nesse sentido, os workflows podem (e devem) ser reutilizados para guiar a execução de tarefas de rotina. Isso porque os fluxos de trabalho conseguem delinear objetivos e procedimentos-padrão para tarefas realizadas regularmente, tornando-as mais fluidas, porem devido a complexidade alguns workflows precisam de documentaçao auxiliar. Por outro lado, não incluem trabalhos ad-hoc ou pontuais. 

Pense neles como direcionamentos a serem utilizados na rotina de uma empresa guiar seus processos internos.

Workflows: diagramas e documentação

Workflows são frequentemente representados visualmente por diagramas, tanto em formato digital quanto em papel. Essas representações podem ser tão simples quanto uma lista. Porém, processos mais complexos representados com mais clareza por fluxogramas, que podem ser elaborados com a ajuda de um software e podem ser automatizados.

Um fluxograma simples não cabe instruções profundas sobre, por exemplo, como realizar as boas-vindas ao cliente. Nesse caso, a documentação é um importante complemento para a diagramação.

Por isso, ela deve incluir informações detalhadas sobre quais são as tarefas individuais, assim como quais são os clientes internos e externos envolvidos e suas responsabilidades. Isso fornece o contexto, as orientações e outros dados de referência necessários — que não podem ser incluídos em uma representação gráfica. 

Uma breve história dos workflows

O conceito de workflows em negócios começou na manufatura, com a contribuição de Frederick Taylor e Henry Gantt. Ambos estudaram modos de organizar o trabalho de maneira mais consciente e racional. À medida que a Revolução Industrial progrediu, no século XVIII, os fluxos de trabalho mostraram-se cada vez mais úteis, principalmente porque eles organizavam processos cada vez maiores e mais complexos. 

A partir desses estudos, Henry Gantt criou o famoso gráfico Gantt (batizado com o seu nome), que mostra o cronograma de um projeto e as relações estabelecidas entre as suas etapas. Hoje, os fluxos de trabalho são parte importante de quase todas as indústrias no mundo, formando a base necessária para o planejamento, acompanhamento e gerenciamento eficaz de processos.

Tipos de workflows

Os fluxos de trabalho se enquadram em três grandes categorias: sequencial, baseado em eventos e orientado por regras. Vamos detalhar a seguir cada uma delas.

Workflow Sequencial

Fluxos de trabalho sequenciais são os mais simples dos três tipos. Esses fluxos organizam as tarefas de modo linear. O princípio é seguir mesmo a direção de uma linha reta, sempre em frente.

Dessa forma, cada tarefa concluída leva diretamente para a próxima. Um bom exemplo desse tipo de workflow é o processo de reembolso de despesas: o pedido de reembolso é submetido, revisado, aprovado ou negado, e quaisquer recursos são então desembolsados. 

Workflow baseado em eventos (ou State Machine)

Se o processo de reembolso de despesas descrito acima permitisse, por exemplo, que o revisor solicitasse mais documentos do funcionário antes da aprovação, teríamos um exemplo de workflow baseado em eventos.

Esse fluxo permite que as pendências afetem os processos, o que gera a necessidade de voltar a alguma etapa anterior no ciclo. Dentro dessa lógica, esses processos não são modelados como uma série de tarefas lineares, mas como eventos distintos, que permitem interações mais complexas.

Workflow orientado por regras

Por fim, workflows orientados por regras são bastante parecidos com os sequenciais. A única diferença é que existem condições que regem o fluxo. Neste modelo, mover-se de uma tarefa para a outra envolve regras similares àquelas vistas em linguagens de programação, como “se”, “então”, “senão”.

Portanto, são ações baseadas em alternativas ou na lógica tradicional de avaliação como ‘verdadeiro’ ou ‘falso’. Nesse caso, completar uma tarefa nem sempre significa que o mesmo conjunto de tarefas posteriores será alcançado, como ocorre em workflows sequenciais. 

Benefícios de usar Workflows

Há muitas vantagens em usar workflows em seu negócio. Eles mantém as tarefas mais bem organizadas, criam métodos para medir diretamente o desempenho do processo e podem codificar procedimentos de negócio que seriam difíceis de visualizar ou entender de outra maneira. Veja as principais vantagens de adotar os fluxos de trabalho:

Torna os processos mais eficientes. 

Usando workflows, os clientes internos e externos podem alinhar pendências e reorganizar prioridades com eficácia, completando tarefas em menos tempo e com menos recursos.

Mensura o desempenho e a produtividade no trabalho. 

Workflows criam registros, permitindo que os gerentes auditem tarefas já cumpridas, acessem o histórico de atividades de trabalho e tornem o planejamento futuro mais transparente. Essas métricas podem ser usadas para monitorar todos os processos de negócio e otimizá-los.

Promove a colaboração. 

Workflows facilitam a colaboração em todos os negócios e indústrias. Com softwares baseado em nuvem, você pode desenvolver fluxos de trabalho específicos, com modelos de processos e ideias gerais sobre o planejamento de tarefas. Tudo isso estará disponível em qualquer lugar, a qualquer hora, fácil para compartilhar.

Possibilita a delegação de tarefas. 

Responsabilidades que antes eram exclusividade dos gestores de serviços e de outros tomadores de decisão podem ser delegadas a membros da equipe — já que existe um claro conjunto de instruções a seguir por qualquer um que assuma aquela função.

Como começar a criar workflows

Workflows deveriam tornar o seu trabalho mais fácil, não mais complicado. Por isso, é importante que você siga este conjunto de etapas para identificar, desenhar, documentar e diagramar esses fluxos de trabalho.

Identificação

O primeiro passo é identificar os processos que se beneficiariam da codificação em fluxos de trabalho. Nesta fase, os gestores devem reunir informações sobre as tarefas e os objetivos de seus funcionários, além de como as pendências costumam ser organizadas e quanto tempo os processos normalmente levam.

Marcar uma reunião para verificar as tarefas e responsabilidades costuma ser uma boa ideia. Os funcionários também podem escrever relatórios ou gerar gravações e screencasts de seu trabalho. Além das reuniões, conduzir entrevistas também é útil para receber feedbacks sobre trabalhos difíceis ou caóticos, possíveis gargalos, e objetivos mal definidos ou ambíguos.

Tudo isso contribui para analisar quais processos exigem a criação de um workflow. Criar um workflow para um roll-up semanal e um relatório de estatística de vendas, por exemplo, faz mais sentido que para uma solicitação única de análise de formulário.

Design e Documentação

Depois de completar o processo de identificação, é hora de documentar o workflow. Nessa fase, os processos são mapeados e descritos para que possam ser efetivamente discutidos e melhorados. Sendo assim, todas as informações previamente reunidas sobre as tarefas são adicionadas a essa documentação. Por isso, lapidar os processos é algo que deve ser feito com toda a equipe, assim todos aqueles que de fato executam o trabalho podem fornecer feedback.

Diagramação e Implementação

Uma vez que o consenso é alcançado, você pode usar um software de workflow para finalizar um rascunho do fluxo de trabalho. A versão digital deve incluir a documentação do workflow, assim como tudo aquilo que for necessário para que todos possam usá-lo para acompanhar tarefas e progressos.

Completar o diagrama de workflow é o último passo antes de comunicar e distribuir a versão digital do workflow para os membros da equipe e outros gestores. Lembre de testar o workflow com uma parte do time antes de compartilhar com todo mundo. Dessa forma, você pode analisar os resultados e resolver qualquer problema sem causar grandes impactos.

Espero ter ajudado a clarificar este tempo, em caso de duvida chama aqui nos comentários ou no discord.

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Espero ter ajudado ate o próximo artigo.

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Bom curso a todos.

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